No processo de formação de uma sociedade, estruturação e modificação de contratos sociais, e outros encontros que são feitos pelos sócios de uma empresa, é vital registrar as pautas e decisões tomadas.
Este registro deve ser feito em atas.
LTDA - Modelo de Alteração Contratual para Sociedade Simples Pura e Limitada
A principal característica de uma ata é o fato da mesma possuir somente 1 parágrafo, no qual discorre-se sobre todos os pontos abordados na Assembleia (reunião).
As empresas podem definir diferentes regras relacionadas ao quórum mínimo de funcionários ou sócios necessários para se realizar uma reunião. Tal definição pode, inclusive, ser incluída no Contrato Social da empresa!
Havendo quórum mínimo necessário para a Assembleia, a mesma pode ser iniciada.
Para isso são definidos 2 figuras importantes:
O Presidente da reunião é o responsável por pautar e direcionar os rumos da mesma, definindo os assuntos que serão tratados e resolvendo divergências entre os membros. Não é obrigatória a figura do presidente, apesar de ser altamente recomendada.
O Secretário é o responsável por redigir (ou digitar) a ata da reunião, que deve ser finalizada, lida e assinada ao final da mesma.
Tendo-se definido estas figuras, pode-se iniciar a reunião, que é feita em 3 etapas:
1) Ordem do Dia: neste momento inicial são pontuados os assuntos que serão tratados na reunião, explicando sua necessidade no contexto da mesma;
2) Deliberações: no decorrer da reunião os participantes darão opiniões, dicas, aprovações ou críticas referentes aos assuntos. Todas essas deliberações devem ser escritas na ata.
3) Encerramento : tendo sido feitas todas as deliberações e escolhas, o Secretário realiza a leitura da ata, que deve ser aprovada por todos os presentes, e então assinada por cada um.
Modelo de Ata de Fundação de Empresa
Lembre-se que este texto deve ser totalmente escrito em apenas 1 parágrafo!
PRIMEIRA ETAPA - APRESENTAÇÃO DA DATA E LOCAL
Ao vigésimo terceiro dia de agosto de 2.001, às quinze horas, reuniram-se em Assembleia Geral, no endereço da Avenida Amazonas, 245, CEP 30180-001, Centro, Belo Horizonte, Minas Gerais, as pessoas a seguir relacionadas:
SEGUNDA ETAPA - DESCRIÇÃO DE CADA PARTICIPANTE DA REUNIÃO
Eduarda Linda da Silva, CPF 539.155.606-69, brasileira, empresária, casada, residente e domiciliando a Avenida Amazonas, 245, CEP 30180-001, Centro, Belo Horizonte, Minas Gerais; Antônio Luiz Sossegado da Lua, CPF 450.605.315-03, brasileiro, piloto comercial, casado, residente e domiciliando a Avenida Amazonas, 245, CEP 30180-001, Centro, Belo Horizonte, Minas Gerais; Manuela Rita da Mota, CPF 723.543.581-05, brasileira, solteira, residente e domiciliando a Rua Helmuth Baungarten, 324, Bairro Gravatá, Navegantes, Santa Catarina.
TERCEIRA ETAPA - DEFINIÇÃO DO PRESIDENTE E SECRETÁRIO
Os membros presentes escolheram, por aclamação, para presidir os trabalhos Manuela Rita da Mota, e para secretariar Manuela Rita da Mota.
QUARTA ETAPA - ORDEM DO DIA
Em seguida, o declarou –se abertos os trabalhos e apresentou a pauta de reunião, contendo os seguintes assuntos: 1º) discussão e aprovação do Estatuto da associação; 2º) escolha dos associados ou sócios que integrarão os órgãos internos da associação; e 3º) designação de sede provisória da associação.
QUINTA ETAPA - DELIBERAÇÕES
Passou-se, em seguida, ao item “2” da pauta, em que foram escolhidos os seguintes membros para comporem os órgãos internos: DIRETORIA ADMINISTRATIVA: Eduarda Linda da Silva, CPF 539.155.606-69, brasileira, empresária, casada, residente e domiciliando a Avenida Amazonas, 245, CEP 30180-001, Centro, Belo Horizonte, Minas Gerais; DIRETORIA COMERCIAL Antônio Luiz Sossegado da Lua, CPF 450.605.315-03, brasileiro, piloto comercial, casado, residente e domiciliando a Avenida Amazonas, 245, CEP 30180-001, Centro, Belo Horizonte, Minas Gerais. Por fim, passou-se a discussão do item “3” da pauta e foi deliberado que a sede provisória do associação será no seguinte endereço: Avenida João de Deus Costa, nº 1345 – Centro – Contagem.
SEXTA ETAPA - ENCERRAMENTO
Nada mais havendo fez-se um resumo dos trabalhos do dia e deu-se por encerrada a reunião, da qual eu, Manuela Rita da Mota secretário ad boc reunião, lavrei a presente ata, que foi lida, achada conforme e firmada por todos os presentes abaixo relacionados:
SÉTIMA ETAPA - ASSINATURA
Todos os participantes da reunião devem assinar a ata, ao final da mesma.